Do chwilki chwilka

Naucz się efektywnie gospodarować swoim czasem

Wśród codziennej gonitwy coraz trudniej znaleźć nam czas, żeby po prostu cieszyć się życiem. Coraz dłużej pracujemy, coraz więcej czasu przeznaczamy na dokształcanie się. A jednak niektórzy, nawet najbardziej zajęci ludzie, potrafią osiągać sukcesy zawodowe, jednocześnie znajdując czas dla rodziny i na różne przyjemności. Skorzystajmy z ich rad wzbogaconych opiniami specjalistów w dziedzinie gospodarowania czasem:

1. Wykorzystajmy porę, kiedy nasz umyst pracuje na najwyższych obrotach

Kiedy zająć się najważniejszymi sprawami? Nathaniel Kleitman, fizjolog z uniwersytetu w Chicago, udowodnił, że temperatura naszego ciała zwykle waha się o kilka stopni w ciągu doby. Wpływa to na nasze samopoczucie i wiąże się ze wzrostem bądź spadkiem naszej wydolności - fizycznej i umysłowej.

Jeżeli rano wylegujemy się w łóżku, tracimy cenny czas, kiedy nasz umysł jest najsprawniejszy.
- Już dawno temu odkryłem sposób, dzięki któremu oszczędzam codziennie od 20 do 50 minut - powiedział mi pewien bardzo zapracowany człowiek. - Po prostu wstaję z łóżka natychmiast, gdy się obudzę. Odwlekanie tej chwili nic nie daje. Nie jest to już prawdziwy odpoczynek, a i tak trzeba w końcu wstać.

Umysł ludzki jest zazwyczaj najbardziej czujny późnym rankiem oraz w połowie wieczoru. Po południu stajemy się senni, a kryzys naszych zdolności umysłowych następuje około drugiej lub trzeciej.

Ciało ma najwyższą temperaturę pomiędzy godziną 18 a 20, później wiele osób odczuwa spadek swoich możliwości.

Warto zająć się tym, co najtrudniejsze, w okresie największej sprawności. Na czas, kiedy ogarnia nas ospałość, lepiej zostawić sobie czytanie gazet, porządki lub przeglądanie poczty. Takie przystosowanie do własnych możliwości sprawia, że zrobimy więcej i zajmie nam to mniej czasu.

2. Działajmy według planu

Czy można podróżować po obcych stronach bez mapy? Eksperci w gospodarowaniu czasem są zgodni, że najproduktywniej spędzamy te chwile, które poświęcamy na planowanie dnia. 20 minut poświęcone na ułożenie takiego planu może nam zaoszczędzić godzinę, którą stracilibyśmy na przypominaniu sobie, co jeszcze mamy do zrobienia.
- Po co obciążać się zapamiętywaniem kolejnych punktów naszego rozkładu? - mówi Lucy Hedrick, autorka Jak w pięć dni zorganizować sobie życie. - Lepiej sobie je spisać, a mieć wolną głowę do bardziej twórczego myślenia.

Codziennie trzeba przygotować sobie listę zadań. Jeżeli znajdzie się na niej mniej niż 10 pozycji, warto ponumerować je od najważniejszych do najmniej ważnych. Jeśli pozycji tych jest więcej, pod "A" zapiszmy wszystkie najpilniejsze, mniej pilne pod "B", a w końcu najmniej istotne pod "C". Można też pogrupować zadania kolorowymi flamastrami.

Mniej niż 10 mniut zajmuje Christine Beshar, prawnikowi z Nowego Jorku i matce czwórki dzieci, zapisanie wszystkich zadań związanych z domem i rodziną. To właśnie dzięki dobremu planowaniu Beshar potrafi pogodzić obowiązki rodzinne z działalnością zawodową, a nawet znajduje czas na angażowanie się w sprawy kościoła i zarządu koledżu. W dodatku ze wszystkim tym radzi sobie znakomicie.

3. Segregujmy papiery

Według Dianny Booher, autorki pracy Co robić, żeby nie utonąć w powodzi papierów w naszym spoteczeństwie, amerykańscy biznesmeni poświęcają codziennie wiele godzin na pisanie, czytanie, przekładanie i szukanie dokumentów. Ponadto, dodaje Booher, nigdy już nie zaglądają do stert papierów, które zgromadzili. Aby poradzić sobie z tym problemem, nauczmy się koncentrować jedynie na najważniejszej robocie papierkowej.

Przeglądajmy papiery, dzieląc je na: "Do załatwienia" (sprawy, w których coś musimy zrobić lub podjąć jakąś decyzję), "Do przeczytania" (informacje, które mogą być dla nas kiedyś przydatne), "Do archiwum" (dokumenty, do których możemy się chcieć odwołać w przyszłości).

Stertę "Do załatwienia" połóżmy na widocznym miejscu, dwie pozostałe schowajmy. Jeżeli na biurku znajdują się tylko najważniejsze papiery, nic nas nie rozprasza.

4. Goście - w granicach rozsądku

Wielu ludzi szczyci się tym, że ich drzwi zawsze stoją otworem.

Warto jednak zdawać sobie sprawę, że jeśli zawsze przyjmujemy każdego z otwartymi ramionami, dużo czasu upłynie nam na rozmowach, ale nie posunie to do przodu naszej pracy.

Trzeba znaleźć sposób, aby grzecznie odgrodzić się od nieproszonych gości, którzy kradną nam cenne minuty.

David E. Levy, międzynarodowy konsultant prasowy, drzwi do swego biura trzyma zawsze uchylone.

Kryje się za tym jasny komunikat: nie chcę, żeby ktokolwiek do mnie wchodził, ale jeżeli sprawa jest ważna, niech wejdzie.

Innym sposobem samoobrony może być uprzejme informowanie, że jesteśmy teraz bardzo zajęci i chętnie spotkamy się w korzystniejszym terminie - ustalmy go na przykład w porze, kiedy jesteśmy mniej efektywni.

5. Nie bądźmy niewolnikami telefonu

Jest taka historyjka o rolniku, który stoi sobie na progu, gwarząc z jakimś przechodniem, a w środku domu nieustannie dzwoni telefon. Gość wyraźnie się niepokoi, ale rolnik tylko spokojnie pyka sobie fajeczkę i mówi: "Założyłem go jedynie dla własnej wygody".

Chyba żadne inne urządzenie nie może nam oszczędzić albo zabrać tyle czasu. Aby nie dać się wciągnąć w długie rozmowy z gadułami - radzi R. Alec Mackenzie, autor książki Jak gospodarować czasem - warto ustalić sobie limit czasu na rozmowę, a po jego upłynięciu, wyraźnie dać o tym znać swojemu rozmówcy, mówiąc na przykład: "Zanim skończymy..." Można zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, nie odbierając każdego telefonu.

Zanim zadzwonimy do kogoś, zastanówmy się, jaki jest cel naszej rozmowy. Jeżeli chcemy poruszyć kilka spraw, zapiszmy je sobie na kartce papieru, a potem ściśle się tego trzymajmy. Ludzie, którzy mają pełne ręce roboty, potrafią docenić konkretnych rozmówców. Aby nie bawić się w "telefoniczną ciuciubabkę" zanotujmy, kiedy osoby, do których często dzwonimy, są najmniej zajęte. Jeszcze lepszą metodą jest umawianie się na telefony o konkretnej godzinie.

6. Pracujmy, kiedy czekamy

Jeżeli nie można uniknąć czekania, przygotujmy sobie materiały do przeglądania w tym czasie. W teczce albo segregatorze można mieć zawsze pod ręką listy, raporty, czasopisma i wycinki z gazet.

7. Nie czekajmy bezczynnie

Jeśli chcemy ekonomicznie wykorzystać każdą chwile, nie znaczy to, że musimy być dla siebie bezlitosnym katem. Po małej przerwie pracuje się lepiej i szybciej. Na przykład drzemka w środku dnia może dodać energii. Ćwiczenia gimnastyczne pomagają odzyskać jasność myślenia i relaksują ciało.

Wystarczy 10 minut oddechów - raz płytko, raz głęboko - mówi Lester R. Bittel, autor pracy Zawsze na czas, by poprawić zdolność koncentracji lub się uspokoić. Jeżeli przez dłuższy czas żyjemy w pędzie, Bittel radzi wziąć jeden dzień wolny lub zafundować sobie długi weekend.

Zegarmistrz z Dallas stworzył taki zegarek, dzięki któremu można codziennie zyskać godzinę - minuta trwa na nim 57,6 sekundy. Jeżeli doda się 2,4 sekundy zyskane na każdej minucie otrzymamy dodatkową godzinę na dobę. Sami też możemy tego dokonać, jeżeli będziemy lepiej gospodarować naszym czasem. Warto z tego skorzystać!


źródło: Przegląd Reader's Digest 1997
Tłumaczenie tekstu: Michał Ignar